Registrierkasse: Wie funktioniert der laufende Betrieb?

Sie haben geklärt, ob Sie eine Registrierkasse benötigen, welche Umsätze zu erfassen sind, die Registrierkasse angeschafft und samt Sicherheitseinheit bei der Finanz registriert und in Betrieb genommen? Nach Erstellung und Prüfung des Startbelegs beginnt der laufende Betrieb. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht zu den wichtigsten Bestimmungen dazu:

Welche Kontrollbelege und Sicherungen müssen erstellt werden?

• Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und als Barumsatz mit Betrag Null (0) zu speichern. Die meisten Kassensysteme bieten dafür eine Extra-Anwendung an.
• Zu jedem Ende eines Kalenderjahres muss ein Jahresabschluss erstellt werden. Dafür kann der Monatsbeleg für Dezember verwendet werden, muss jedoch zusätzlich als Jahresbeleg ausgedruckt werden. Der Jahresbeleg ist mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums zu prüfen.
• Zumindest quartalsweise ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll extern zu speichern. Das gespeicherte Protokoll ist laut Bundesabgabenordnung mindestens sieben Jahre aufzubewahren.

Was ist bei einem Ausfall der Sicherheitseinheit zu tun?

Die Barumsätze sind auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Sicherheitseinheit zu erfassen. Wenn dies nicht möglich ist, verwenden Sie für die zwischenzeitlichen Barumsätze die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ anstatt des Signatur- oder Siegelwertes und versehen Sie den Beleg mit einem entsprechenden Vermerk. Nach der Reparatur ist über die Belege, die während des jeweiligen Ausfalls mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ zu versehen waren, ein Sammelbeleg mit Betrag Null zu erstellen. Der Beleg ist im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.

Wenn die Sicherheitseinheit nicht nur vorübergehend (laut BMF für mehr als 48 Stunden) ausfällt, müssen Beginn und Ende des Ausfalls ohne unnötigen Aufschub (laut BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.

Was ist bei einem Ausfall der Registrierkasse zu tun?

Zur Fehlerbehebung wenden Sie sich am besten an den Kassenhersteller. Weichen Sie in der Zwischenzeit auf eine funktionierende Kasse aus oder – wenn das nicht möglich ist – nehmen Sie die Ausstellung der Belege samt Zweitschrift händisch vor. Die händischen Zweitschriften sind nach der Reparatur nachzuerfassen (eine Bezugnahme auf den händischen Beleg ist laut BMF ausreichend) und aufzubewahren.

Werden Buchungen vorgenommen, die die Fehlersuche unterstützen, sind diese als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen. Ist die Reparatur nicht möglich oder sind Daten beschädigt, muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert und die Registrierkasse außer Betrieb genommen werden. Es ist eine neuerliche Inbetriebnahme erforderlich.

Wenn die Registrierkasse nicht nur vorübergehend ausfällt (laut BMF für mehr als 48 Stunden), müssen Beginn und Ende des Ausfalls und eine allfällige Außerbetriebnahme ohne unnötigen Aufschub (laut BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.

Was ist bei einer geplanten Außerbetriebnahme der Registrierkasse zu tun?

Erstellen Sie einen Schlussbeleg mit Betrag Null und sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll. Bewahren Sie beides entsprechend der Vorschriften der Bundesabgabenordnung für mindestens sieben Jahre auf. Melden Sie die Außerbetriebnahme mittels FinanzOnline.

Die Meldung ist laut BMF nur dann erforderlich, wenn die Registrierkasse geplant dauerhaft außer Betrieb genommen wird – also nicht bei Betriebsferien oder zwischen den Saisonen bei einem Saisonbetrieb.

Stand: 25. September 2018